Si l'on assiste à une généralisation des visioconférences collaboratives dans les entreprises, lorsqu'il s'agit de réunions avec de nombreux participants, cela ne s'improvise pas si l'on veut assurer leur plein succès. Organiser une séance de travail en visioconférence nécessite un travail préalable et un certain nombre de règles à respecter le jour J. Zoom sur les pratiques essentielles à la réussite de cet événement.
Comment réussir une réunion en visioconférence?
L' ergonomie, la façon dont l'interface de la solution de visioconférence est conçue, ne suffit pas toujours à garantir le succès d'une réunion en visioconférence. Il est vrai qu'une interface bien pensée induira des comportements et des usages spécifiques, mais la réflexion sur l'UX (l'expérience utilisateur en visioconférence) qui a présidé à sa conception ne peut totalement remplacer une bonne préparation. Abordons donc la visioconférence sous l'angle de l'organisation et des méthodes indispensables pour que cette pratique s'intègre dans la culture de l'entreprise et soit une réussite. Ce regard sur les usages et bonnes pratiques nous permet de revenir sur sa conception basée sur l'expérience utilisateur UX. En effet, les meilleures solutions intégrant la visioconférence ont été conçues à partir des utilisateurs eux-mêmes, au centre de tous les développements!
Consultez le webinaire sur l'expérience utilisateur (UX) de Cisco pour cela.
L'expérience utilisateur, UX comme on dit maintenant, est au cœur de la conception de solutions de visioconférence qui fonctionnent vraiment.
Si la visioconférence se vit au quotidien, une rencontre par visioconférence est surtout prévue!
La visioconférence prend de l'ampleur dans le milieu professionnel. Les premiers intégrateurs en France comme certaines entreprises le constatent au quotidien.
L'étude In-Stat estime le nombre de professionnels concernés à 380 millions en 2015, contre seulement 63 millions en 2010. Ainsi, un nombre croissant d'usagers sont confrontés à cette situation, qui dans certains cas peut nécessiter une préparation avant le jour J, notamment lorsque le participant est également l'hôte de la visioconférence. Cela affecte particulièrement les sessions impliquant de nombreux acteurs. Il en va de même avec une visioconférence comme avec une réunion en face à face, la préparation est essentielle pour gagner en efficacité. Penser que l'accès immédiat à un espace partagé et la présence de tous les interlocuteurs à l'écran vous dispense de toute préparation est une erreur que vous ne ferez pas deux fois.
Lorsqu'il s'agit d'une réunion structurée, cet événement est un travail d'équipe où une répartition des rôles permet de faire face à toute éventualité. Le professionnel qui connaît tous les contacts doit agir comme coordinateur et superviseur de l'équipe technique. L'animateur intervient en répartissant la parole entre les participants et en veillant au bon déroulement du programme préétabli. Il peut être utile d'avoir un technicien sur place en cas de problème matériel.
Préparation et conduite d'une réunion par visioconférence
Définir le nombre de participants – Nous pouvons harmoniser le profil des participants, les rôles de chacun Définir la durée de la réunion : 2 heures est un maximum, 1 heure peut suffire pour aborder l'essentiel et prendre les décisions qui s'imposent. Si plus de temps est nécessaire (ce qui est extrêmement rare), envisagez des pauses pour que les participants puissent se détendre ou lire leurs messages. Définir un ordre du jour : quels sujets doivent être abordés dans quel ordre, si possible, appliquer un temps pour chacun d'entre eux. Prévenir les participants : il est indispensable de prévenir tout le monde pour qu'il soit libre au bon moment, sans délai pour commencer et finir à l'heure! – Vous pouvez joindre un document de travail pour faciliter la discussion et aider les participants à préparer leur présentation. Animer la réunion par l'écoute : l'animateur ne doit pas forcément être le participant, il est bon de prendre du recul et peut aussi servir de médiateur, voire de modérateur. – L'animateur doit s'assurer que chacun a de l'expérience, puis il peut distribuer la parole, établir les temps d'intervention de chaque participant, laisser courir les échanges ou au contraire les restreindre en fonction des sujets et de l'agenda. Préparer le procès-verbal de la réunion : indispensable pour rapporter tous les points abordés. Un document plus ou moins détaillé à envoyer à tous les participants après la réunion.
Conseils avant de commencer
Vous pouvez également demander le numéro de téléphone/email des différents contacts si la visioconférence ne fonctionne pas pour une raison ou une autre. L'organisation d'épreuves en amont de l'épreuve reste encore le meilleur moyen de résoudre les différents problèmes qui peuvent survenir. C'est aussi l'occasion d'échanger quelques participants pour la première fois dans une ambiance plus détendue. N'oubliez pas de prendre en compte les éventuels décalages horaires pour fixer une heure qui convienne à toutes les parties. Toutes ces attentions préalables seront garantes de succès et seront rapidement intégrées et rapides à exécuter dans le temps.
pratiques préférées
Une présentation de qualité est accessible à tous dans la mesure où certaines règles sont respectées. Idéalement, l'orateur devrait afficher un degré mesuré de relaxation, se lever et sourire, le tout à bonne distance du microphone. Parlez clairement et lentement, surtout si la réunion se déroule dans une langue étrangère à certains. Il est intéressant d'associer la parole aux gestes sans que ceux-ci soient trop rapides si la connexion de tous les participants n'est pas excellente (risque de latence). De courtes pauses régulières donneront à chacun l'occasion de se prononcer ou de poser des questions.
Comme c'est souvent le cas dans le monde professionnel, les vêtements auront un impact important sur la première impression visuelle (évitez toutefois les rayures, qui peuvent créer des effets optiques gênants). Être à l'écoute permet de projeter une bonne image et de préparer au mieux son temps d'intervention. N'oubliez pas de couper votre micro lorsque vous avez terminé votre discours pour éviter un bruit de fond désagréable pour vos interlocuteurs.
Ne négligez pas le contact visuel avec les participants. 58 % des personnes interrogées déclarent qu'il est essentiel pour une visioconférence réussie (Global View : étude Business Video Conferencing Usage and Trends, menée auprès de plus de 1 200 décideurs par Redshift Research). Vous devez vous rappeler de fixer la caméra et non l'écran de l'ordinateur. Les questions posées doivent être adressées aux participants par nom et rôle.
Rappelons que la visioconférence est un outil interactif, la visualisation de documents de travail et le bureau partagé sont généralement très appréciés. Maintenant, quand c'est nécessaire, on peut toujours improviser!
comportements à éviter
Les éléments perturbateurs dans une visioconférence peuvent être nombreux, notamment lorsque des interlocuteurs de nationalités différentes sont présents. En général, l'environnement joue un rôle important. De la musique, une affiche insolite sur le mur du bureau ou une foule autour de l'utilisateur sont des éléments qui peuvent distraire les participants. Par conséquent, il est déconseillé de participer à une visioconférence depuis un lieu public.
Même si la rencontre s'éternise, il est absolument essentiel de ne pas montrer de perte de concentration. Le bâillement est démoralisant pour les interlocuteurs et même contagieux! Il est très facile de se rendre compte qu'une personne consulte sa messagerie ou Facebook sans même voir son écran… Pour 58% des décideurs consultés lors de l'étude, l'élément le plus dérangeant reste la sonnerie d'un téléphone portable qui peut simplement Pause. une visioconférence. N'oubliez pas de l'éteindre avant le début de toute visioconférence.
conclusion
Les comportements à adopter sont, in fine, aussi nombreux que les bonnes pratiques. Une vidéoconférence réussie doit être préparée à l'avance et tenue sur une technologie conçue pour être accessible au plus grand nombre.
