La GED (Gestion Electronique des Documents) est un processus informatisé de gestion des documents numériques. Pour sa mise en route, l'utilisation d'un logiciel dédié est indispensable. Ceci est souvent proposé sous la forme d'une application pour smartphones et tablettes. Avec un logiciel de GED, il est possible de numériser des documents papier et de dématérialiser les processus métiers qui y sont attachés. Pour bien choisir, il faut prendre en compte un certain nombre de paramètres. Mais avant de dévoiler ces critères de sélection, découvrez les avantages de la mise en place d'une gestion électronique de documents (GED).
De bonnes raisons d'installer une GED pour votre entreprise
Si vous installez et utilisez correctement le logiciel GED, il pourrait devenir un outil stratégique important au sein de votre entreprise. Vous obtiendrez des avantages qui peuvent être vus à plusieurs niveaux.
– Gain de productivité : l'utilisation d'un logiciel de GED assure un gain de productivité important puisque les tâches quotidiennes du service administratif ou comptable sont simplifiées. C'est notamment le cas pour la réception, le stockage, le tri, la distribution et la recherche de documents, qui se font rapidement et facilement. – Sécurité des données renforcée : Si vous choisissez un logiciel GED SaaS, vos documents ne seront pas stockés sur vos appareils, mais dans un cloud tiers. Cela garantit la sécurité de vos données, notamment contre le vol, le piratage, l'incendie et le vol. – Documents accessibles à tout moment : De plus, si vous utilisez le logiciel GED SaaS, vous pouvez accéder à vos documents à tout moment et de n'importe où. Le plus important est d'avoir une connexion internet. Vous disposerez ainsi d'un contrôle d'accès, qui vous donnera la possibilité d'attribuer des droits d'utilisation aux personnes de votre choix.
De plus, le logiciel GED permet de paramétrer un workflow, c'est-à-dire une sorte de circuit documentaire. Vous pouvez, entre autres, indiquer les actions à réaliser et définir des délais à respecter. L'installation de cette solution GED vous garantira un ROI intéressant.
Les principaux points à prendre en compte pour choisir le bon logiciel de GED
Il existe différents développements logiciels de GED classés en deux catégories principales. Il y a le logiciel gratuit d'un côté et le logiciel SaaS le plus populaire de l'autre. Quel que soit le type de solution qui vous intéresse, il est bon de considérer certains points avant de faire votre choix.
– Evaluation des performances de la base de données existante : il est important d'évaluer votre base de données informatisée déjà installée pour s'assurer de son adaptation à la solution GED retenue. De plus, le logiciel doit être en phase avec votre industrie. Il est préférable de s'appuyer sur un logiciel de GED développé par un éditeur bien connu, qui a une bonne réputation. Privilégiez également un outil capable d'évoluer selon vos besoins et capable de s'adapter aux nouvelles pratiques. Il n'est pas intéressant de choisir un logiciel de GED qui risque de devenir obsolète très rapidement. Si la solution a une architecture pérenne, elle durera dans le temps et garantira une bonne productivité. – Flexibilité du logiciel : choisissez un outil de GED flexible et facilement intégrable dans l'infrastructure existante. Cela devrait optimiser l'installation et la structure en place et simplifier le traitement des documents à dématérialiser. Cela permettra aux utilisateurs d'accéder facilement à toutes les données numériques archivées sur tous les systèmes d'exploitation de l'entreprise. De plus, une solution EDM flexible et évolutive pourrait facilement être exploitée à mesure que l'entreprise se développe, comme une augmentation du nombre d'utilisateurs. Cela évite d'avoir à mettre en place un nouveau logiciel et d'avoir à faire face à des coûts supplémentaires. – Efficacité de la solution GED : installez une solution GED performante pour être sûr qu'elle vous satisfera à tous les niveaux. Il est bon, par exemple, de choisir un développement qui propose l'option Cloud, qui garantit le stockage parfait de tous vos documents. Plus votre logiciel de GED sera performant, mieux il répondra à vos attentes particulières en matière de gestion documentaire. C'est une bonne idée de tester avant la mise en œuvre finale de votre outil GED, surtout s'il va être branché sur une installation existante, pour vous assurer de prendre une décision impénitente.
EdM est également un sujet pour les organisations publiques. Voir à ce sujet la GED des Conseils Départementaux
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