De nos jours, la gestion d'entreprise a beaucoup évolué et il existe de nombreuses nouvelles structures pour faire fonctionner l'entreprise. C'est le cas de l'organisation matricielle.
L'organisation matricielle
Une structure matricielle repose sur des unités fonctionnelles et des unités divisionnaires : chaque tâche est répartie selon sa fonction mais aussi selon sa division.
La division peut être faite selon les différents biens ou services que l'entreprise commercialise, ou les différentes zones géographiques dans lesquelles elle opère, ou autre.
Dans ce type d'organisation, les salariés relèvent de plusieurs managers : un responsable fonctionnel et un responsable de division.
Il s'agit d'un type de structure souvent requis dans les entreprises qui fonctionnent en mode réseau ou en mode projet. De plus, si l'entreprise cherche à se développer, elle n'aura qu'à ouvrir une nouvelle division, sans changer son organisation. C'est donc une structure très pratique pour les entreprises en expansion.
Quels sont les enjeux de l'organisation matricielle?
Ce type de structure a des conséquences organisationnelles et managériales. En effet, un employé doit répondre à deux managers qui doivent communiquer entre eux pour ne pas donner d'ordres contradictoires.
De plus, chaque fonction et chaque division de la société est individuellement séparée et chacune est contrôlée par son propre administrateur. Si l'on part du principe que tout le monde a la même autorité, cela peut créer des problèmes de gestion qu'il faut apprendre à gérer.
Par contre, il est important que les chefs de division et les chefs fonctionnels ne se contredisent pas lorsqu'ils donnent des ordres à leurs employés. En effet, le salarié répondant à deux supérieurs, il faut veiller à donner des ordres clairs et à ne pas se contredire. Sinon, cela pourrait ralentir le travail et surtout entraîner des erreurs de la part des employés.
Par conséquent, la communication peut parfois être difficile dans une entreprise qui fonctionne avec une structure matricielle. En effet, les organisations traditionnelles ont souvent tendance à adopter une communication descendante (du chef d'entreprise vers les salariés).
Cependant, ce type de communication est impossible dans une organisation matricielle car il n'y a pas de leader unique. Il faut donc apprendre à communiquer différemment. Pour cela, il existe des outils numériques qui facilitent le travail.
Quels sont les outils numériques pour faciliter le networking?
L'organisation matricielle présente de nombreux avantages : autonomie des différentes divisions, flexibilité et encore plus de productivité. Cependant, ces avantages ne peuvent être réalisés que si le réseau fonctionne correctement.
Pour cela, il existe une série d'outils numériques à adopter afin de faciliter le travail.
le chat interne
Il existe une grande quantité de logiciels pour installer un chat interne à l'entreprise. Il permet une communication instantanée avec les employés, facilitant la transmission directe des informations et aidant à éviter les malentendus.
Avec un chat interne, vous avez la possibilité de créer des groupes de conversation sur différents sujets pour pouvoir organiser vos conversations.
En cas de doute, il vous permet d'obtenir des informations instantanées de vos collaborateurs, ce qui facilite le travail et permet une plus grande réactivité.
Voici les meilleurs logiciels de chat interne professionnels : Slack, HipChat et Azendoo.
appels internes
Suivant le même principe que le chat interne, les appels internes permettent une communication orale directe entre les travailleurs. Il est nécessaire de pouvoir appeler des collègues car il est parfois plus facile de se parler directement et cela permet de transmettre les informations avec plus de précision.
Pour pouvoir passer des appels internes, il existe de nombreux outils numériques, dont le standard téléphonique virtuel. C'est l'évolution des téléphones IP car il fonctionne avec la technologie WebRTC qui rend la norme accessible depuis n'importe quel appareil connecté à Internet. C'est donc un outil idéal car les travailleurs peuvent prendre des appels depuis leur ordinateur ou leur téléphone portable, où qu'ils soient.
De plus, le central téléphonique virtuel permet d'utiliser plusieurs numéros virtuels tout en restant connecté au même poste. Par exemple, vous pouvez afficher un numéro allemand lorsque vous appelez l'Allemagne alors que vous êtes en France. C'est un outil idéal pour les entreprises internationales.
Bien entendu, le standard virtuel vous permet de téléphoner dans le monde entier, où que vous soyez, sans surcoût.
C'est un outil fondamental pour toutes les entreprises qui fonctionnent avec une structure matricielle.
Pour installer un standard téléphonique virtuel dans votre entreprise, utilisez les services Fonvirtual.
logiciel crm
Pour que tous les collaborateurs aient accès aux mêmes informations sur vos clients, consolidez toutes vos données dans un CRM.
Un CRM, en anglais Customer Relationship Management, vous permet de regrouper toutes vos actions marketing et communication, ainsi que vos informations clients sur une seule plateforme.
Cela permet à tous les collaborateurs de l'entreprise d'avoir accès aux mêmes informations, sans avoir à attendre qu'elles leur soient transmises par leurs collègues.
L'installation de ce type de logiciel permet une meilleure organisation et une plus grande productivité.
Voici quelques exemples de CRM : Zoho, Salesforce, Pipedrive, Zendesk
Google Drive
Pour que tous les collaborateurs aient accès aux mêmes documents, l'idéal est de tous les regrouper dans Google Drive. Ainsi, ils seront accessibles à toute personne disposant des identifiants pour se connecter, depuis n'importe quel appareil connecté à Internet.
L'avantage de Google Drive est de pouvoir partager des documents avec certaines personnes et pas avec d'autres, afin de conserver un certain niveau de confidentialité.
Par conséquent, il existe plusieurs outils numériques pour faciliter le travail dans les entreprises qui fonctionnent avec une structure divisionnaire. Il faut savoir se les approprier pour permettre une communication plus rapide et plus fluide, augmentant ainsi la productivité de l'entreprise.
ERP
Mettez en place un ERP (PGI : Logiciel de Gestion Intégré) pour permettre à vos collaborateurs de suivre différentes fonctionnalités spécifiques à l'entreprise, telles que :
– Gestion du e-commerce – Gestion des ventes – Gestion de la distribution – Gestion des stocks et des fournisseurs – Contrôle budgétaire – Gestion des ressources humaines
L'ERP vous permet de gérer tous les aspects de l'entreprise à partir d'une seule plateforme. C'est donc l'élément central qui permet une bonne cohésion.
Tous vos collaborateurs peuvent y avoir accès, ce qui permet une plus grande visibilité pour chacun.
Certains des meilleurs ERP incluent SAP, Peoplesoft, SSA et bien d'autres.
Outils de gestion de projet
Les outils de gestion de projet permettent à chacun dans l'entreprise de rester au courant de ce qui se passe sans nécessairement être présent à chaque réunion. Cela facilite la transmission des informations et évite d'avoir à répéter plusieurs fois ce qui a été dit précédemment. Bien que la gestion de projet puisse se faire sans logiciel, il y en a beaucoup avec une foule d'avantages.
Il existe un grand nombre de logiciels de gestion de projet, qui proposent différentes fonctionnalités. Vous avez donc la possibilité de choisir celui qui vous convient le mieux : Projeqtor, Trello, Freedcamp, etc.
le journal électronique
Grâce à une agence électronique, vous pourrez prévoir tous les événements importants de l'entreprise et permettre à toutes les personnes intéressées d'être informées.
Cela permet une meilleure gestion de votre temps et de celui de vos collaborateurs et une meilleure organisation.
Il existe de nombreux logiciels pour vous aider à gérer votre emploi du temps. Vous n'avez plus qu'à choisir celui qui vous convient le mieux : Doodle, Mobikap, Google Calendar, etc.
le service d'assistance
Enfin, l'installation d'un helpdesk vous permet de gérer de nombreux aspects de l'entreprise. Comme son nom l'indique, il s'agit d'une plateforme destinée à vous aider dans la gestion.
Un helpdesk possède de nombreuses fonctionnalités, telles que l'automatisation des tâches fastidieuses, une meilleure communication et transmission des informations, plus d'informations sur les clients, des outils d'analyse numérique, etc.
Choisissez votre service d'assistance en fonction des fonctionnalités dont vous avez besoin parmi les éléments suivants : Zendesk, Freshdesk, Helscout, Gorgias et bien d'autres.
En conclusion, il existe de nombreux outils numériques pour la gestion des réseaux. Il suffit de savoir choisir ceux qui répondent le mieux à vos attentes et peuvent vous faciliter la tâche.
