Logiciel de GED : un allié précieux pour la gestion numérique des documents
Une entreprise produit quotidiennement un volume important de documents qui sont utiles à son bon fonctionnement et qui font partie de son succès. Cependant, la gestion de tous ces documents prend du temps et nécessite une quantité impressionnante de ressources. A l'ère du numérique, avoir une parfaite maîtrise des différents documents qui circulent dans votre entreprise n'est plus seulement une option mais une réelle nécessité. La gestion électronique des documents (GED) assure une meilleure cohésion au sein de sa structure et simplifie l'accès à l'information. C'est une solution intéressante à plusieurs égards pour augmenter l'efficacité de toutes les activités d'une organisation.
Comment définir GED?
La Gestion Electronique de Document (GED) ou Document Management System (DMS) en anglais fait partie de la famille de la gestion de contenu d'entreprise. C'est un système informatique de gestion de tous types de documents numériques (image, fichier son, fichier texte, etc.). Ce système est intégré à une solution logicielle EDM d'entreprise, généralement disponible sous la forme d'une application pouvant être installée sur des ordinateurs de bureau et portables, des tablettes et des smartphones.
A quoi sert une telle solution?
La GED permet de numériser des documents au format papier, mais aussi de dématérialiser les processus métiers qui leur sont associés. La GED utilise les outils et fonctionnalités nécessaires pour gérer toutes les étapes du cycle de vie d'un document numérique, à savoir :
– Réduction des coûts grâce, entre autres, à l'économie de ressources liée à la limitation des impressions (papier, encre) et des coûts liés aux expéditions ; – Adhésion à une démarche de développement durable du fait de cette limitation ; – Augmentation de l'efficacité du processus de traitement des documents ; – Recherche de documents simplifiée grâce à un système d'indexation ; – Une accessibilité immédiate des informations à tous les utilisateurs, à tout moment de la journée et quelle que soit leur localisation géographique, pour une diffusion et un échange de données plus fluides et un travail collaboratif qui conduit à une plus grande productivité ; – Meilleur contrôle des documents circulant en interne pour réduire les risques de perte de données ;
logicielEDM
La gestion électronique des documents nécessite l'utilisation d'un logiciel de GED. Cela permet de configurer toutes les fonctionnalités et tous les systèmes nécessaires au sein d'un seul outil. Différents logiciels de GED sont aujourd'hui disponibles, en version gratuite ou payante. Certains éditeurs proposent des produits avec des fonctionnalités avancées pour plus d'efficacité.
Investir dans un logiciel de gestion électronique de documents nécessite une réflexion approfondie. Pour choisir l'outil qui correspond aux besoins de votre entreprise, il est nécessaire de bien définir les objectifs liés au projet. Ce choix se base notamment sur la nature et surtout sur le nombre de documents à traiter. Il faut aussi tenir compte de la charge des utilisateurs susceptibles de se connecter.
Pourquoi choisir un logiciel GED?
L'utilisation d'un logiciel GED est avantageuse pour plusieurs raisons. Découvrez quelques-uns des avantages qu'il procure.
– Réduction des coûts grâce, entre autres, à l'économie de ressources liée à la limitation des impressions (papier, encre) et des coûts liés aux expéditions ; – Adhésion à une démarche de développement durable du fait de cette limitation ; – Augmentation de l'efficacité du processus de traitement des documents ; – Recherche simplifiée de documents grâce à un système d'indexation ; – Une accessibilité immédiate des informations à tous les utilisateurs, à tout moment de la journée et quelle que soit leur localisation géographique, pour une diffusion et un échange plus fluides des données et un travail collaboratif qui conduisent à une plus grande productivité ; – Meilleur contrôle des documents circulant en interne pour réduire les risques de perte de données ; – Standardisation des pratiques documentaires ; – Sauvegarde facile des documents confidentiels. – Sécuriser le stockage et l'accès aux informations pour garantir la confidentialité ; – Centralisation de tous les documents dans un seul fichier ; la multiplication de ses versions est ainsi limitée et sa mise à jour est plus efficace et plus rapide.
Qu'en est-il de la mise en place de cet outil?
Il est important de noter que l'utilisation d'un logiciel de gestion électronique de documents est un projet en soi. Le déploiement d'une telle solution ne suffit pas à lui seul pour que le projet connaisse le succès escompté. L'implication de tous les employés dès le début du processus est essentielle, ainsi que l'élaboration d'un plan de gestion du changement dans les meilleurs délais. En effet, on peut s'attendre à un changement considérable des pratiques et habitudes de travail, ainsi qu'à une réévaluation des tâches existantes.
