A partir de RPA, il est possible d'automatiser diverses tâches et divers processus numériques d'une entreprise. L'utilisation de cette technologie élimine l'intervention manuelle, qui est remplacée par un système robotisé. Par conséquent, les actions humaines sont imitées par des robots.
Définition de RPA ou Robotic Process Automation
RPA est l'acronyme de "Robotic Process Automation", que l'on peut traduire en français par "robotique des processus automatisés". Une bonne définition de RPA ici.
Il s'agit d'une technologie qui montre un logiciel robot capable d'effectuer des travaux de traitement et de manipulation de données. Ce logiciel robot permet également les échanges entre différents systèmes informatiques et la communication interne et externe. Ils effectuent une succession de tâches prédéfinies en tenant compte d'informations précises et identifiées. Les bots RPA capturent également les données de nombreux systèmes, puis les numérisent et effectuent des actions qui sont généralement gérées par des humains. En cas de situations non identifiées, ils alertent le responsable qui assume et est en charge du traitement.
Les principaux types de RPA
RPA assisté ou front office
Il existe plusieurs types de RPA. L'un d'entre eux est le RPA assisté ou service client qui effectue le travail de service client. Avec ce type de RPA, le robot effectue exactement les tâches qui lui ont été montrées.
RPA sans surveillance ou back-office
Il existe également un RPA ou un back-office sans surveillance. Cette option est considérée comme la gestion des robots, le travail de back-office, le reporting simple ou l'orchestration du travail.
RPA autonome
Il existe également un RPA autonome qui est plus complexe. Ce type de RPA permet d'effectuer le traitement de l'information avec des workflows. C'est une solution plus complète et très performante dont la mise en œuvre garantit la réalisation de traitements verticaux et transversaux complets.
RPA cognitive
Notons également l'existence de RPA cognitives qui favorisent l'interaction avec des logiciels de reconnaissance et d'interprétation d'informations, comme la reconnaissance vocale et de documents. Ce type de RPA est capable de gérer des données non structurées.
Mise en place de RPA pour le traitement des tâches répétitives
Police de caractère
Le déploiement de RPA permet le traitement de tâches répétitives basées sur des règles et exploitant des données numériques. En général, la mise en place de cette technologie se fait très rapidement pour les solutions de front office. Cela est compréhensible puisque, dans ce cas, le RPA est mis en œuvre directement sur les postes de travail des employés, c'est-à-dire en périphérie du SI. C'est presque la mise en place d'un robot par personne. A noter que ce premier niveau de RPA n'a pas d'impact particulier sur le SI et ne nécessite pas d'intervention sur les différents logiciels. En revanche, le niveau back-office demande plus de travail car il récupère les informations d'autres logiciels. Et ceci sans entraîner de modification du SI ni de remise en cause de l'organisation informatique.
Préparation à la mise en œuvre d'un projet RPA
Si vous envisagez de démarrer un projet RPA, réfléchissez aux processus métier qui permettent à votre organisation de fonctionner. Car cette initiative devra porter sur certains d'entre eux, ainsi qu'une ou plusieurs activités qui composent ces processus métiers. Au préalable, il est nécessaire d'établir un état de santé du processus pour établir un terrain favorable à la mise en œuvre du projet. Gardez à l'esprit que l'automatisation d'une activité à partir d'un processus en échec ne vous permet pas de réellement bénéficier des avantages de la RPA. Le risque est d'automatiser les erreurs et de créer rapidement des problèmes.
Il est essentiel de prendre certaines mesures pour capturer et analyser les processus à automatiser par RPA. L'utilisation d'un outil de découverte de processus est souhaitable pour collecter et rassembler les processus métier exécutés au sein de votre organisation que vous avez l'intention d'automatiser. Aussi, il est bon de réunir les propriétaires et les participants du processus pour recueillir leurs connaissances. De plus, analysez votre environnement de processus à l'aide d'une solution d'IA. L'objectif est de capturer l'état opérationnel actuel et éventuellement d'affiner les performances en repensant les processus.
Après avoir réalisé ces différentes opérations, les zones pouvant être automatisées par des robots logiciels peuvent être définies. Cela soulagera vos collaborateurs qui n'auront plus besoin d'effectuer des tâches répétitives à faible valeur ajoutée. Surtout, ils pourront se concentrer sur des tâches où l'intervention humaine est meilleure que celle des robots.
robots de saisie de données
La saisie de données est souvent la dernière frontière de l'automatisation des processus. Cela implique ce que nous appelons "l'automatisation de la chaise pivotante", ou copier et coller des informations d'une application à une autre. Ces processus sont lents, sujets aux erreurs et coûteux lorsqu'ils sont exécutés par des humains, mais si l'intégration est coûteuse ou nécessite des chemins logiques complexes, le service informatique peut ne pas être en mesure de vous aider.
Les robots de saisie de données capturent automatiquement l'automatisation des documents, capturent les données électroniques existantes et les transmettent automatiquement d'un système à un autre. Parce qu'ils fonctionnent essentiellement de la même manière qu'un humain, se connectant et se déconnectant des systèmes et copiant et collant des informations, ils ne nécessitent pas d'intégrations coûteuses ou complexes.
Robots de validation et de vérification
De l'octroi de licences et de la vérification des clients à l'authentification des transactions financières et aux dernières mises à jour réglementaires, une organisation est susceptible de passer beaucoup de temps à valider et à vérifier les informations fournies par les clients, les fournisseurs et les employés.
De plus, ces procédures de vérification manuelle ont tendance à être couvertes de risques. Il n'y a pas deux employés qui les font de la même manière, il n'y a donc pas de processus fiable. La précision peut être un problème. Le Robotic Process Automation Institute note que les humains font 1 erreur sur 10 tâches manuelles effectuées sur 100. La piste d'audit est incomplète, exposant votre organisation à un cauchemar de conformité.
Les robots validateurs effectuent des appels en temps réel vers des systèmes internes et tiers pour vérifier l'exactitude ou l'authenticité des informations. Ils transforment un processus réactif et peu fiable en une machine d'automatisation proactive et bien huilée. Et lorsqu'il y a un problème de vérification, le bot réfère le problème à son collègue humain, rel="noopener noreferrer", qui est mieux équipé pour le gérer.
Robots d'intégration de système
Alors que certaines entreprises ont été construites sur de nouvelles plates-formes technologiques agiles, la réalité est que la plupart des entreprises sont construites sur des systèmes hérités qui ont été fortement personnalisés au fil des ans.
Lorsque des entreprises fusionnent ou sont acquises, les systèmes centraux de chaque entreprise continuent de fonctionner en silos, ce qui entraîne beaucoup de travail manuel et une expérience client frustrante. Les systèmes des fournisseurs ne communiquent pas avec votre ERP. Les systèmes orientés client donnent aux systèmes de back-office le traitement silencieux et vice versa.
