La dématérialisation est sur les lèvres de tous les hommes d’affaires et chefs d’administration comme une lubie. Dès lors, vous vous demandez sûrement les raisons qui justifient cette folie.
Avant d’entrer dans le vif du sujet, il convient de rappeler la définition de la dématérialisation. Il s’agit d’un processus de remplacement des documents papier traditionnels par des documents numériques. C’est le cas des documents numérisés pour les convertir ultérieurement en documents au format PDF. Dans sa définition la plus large, la dématérialisation englobe l’abandon de tâches par les salariés d’une entreprise qui utilise du papier.
Dématérialiser pour déjouer les lenteurs administratives
Les pays francophones comme la France sont connus pour leur lenteur administrative. L’arrivée de la dématérialisation sonne comme une solution pour se débarrasser de cette étiquette. En effet, il est plus facile et plus rapide d’effectuer une démarche administrative grâce à la dématérialisation des documents et des échanges. Pour créer une société, au lieu de vous rendre au bureau administratif correspondant, vous pouvez récupérer les documents demandés pour les convertir en version numérique puis les envoyer par email. Une fois signés, les statuts, les pièces d’identité, les justificatifs de domicile, l’acte de nomination d’un administrateur, ainsi que les documents y afférents, peuvent être dématérialisés. Le temps de traitement du dossier de création d’entreprise sera considérablement réduit puisque les professionnels administratifs chargés de le faire pourront avoir accès à distance au dossier qui les concerne.
Dématérialiser pour gagner du temps, de l’espace et de l’argent
Gain de temps, d’espace et d’argent sont également des raisons valables qui doivent vous inciter à utiliser la dématérialisation dans votre stratégie commerciale.
Gain de temps car une fois dématérialisés, les documents peuvent être stockés dans un outil de travail pour permettre leur accessibilité, analyse et traitement dans des délais courts. A cela s’ajoutent les gains de temps liés à l’adoption de la signature électronique.
Gain de place, car au lieu de dédier une pièce entière aux archives, vous pouvez utiliser cette pièce comme bureau ou espace de vie supplémentaire pour améliorer les conditions de travail internes. Pour une entreprise opérant dans le commerce, pouvoir disposer de suffisamment d’espace pour exposer les produits est toujours un atout commercial majeur.
Des économies d’argent car l’argent que vous n’investissez pas dans les salaires des coursiers, des archivistes, ainsi que dans la location d’espace supplémentaire pour le classement des documents est une sortie d’argent mineure pour votre entreprise. Selon le simulateur YouSign.com, le classement, le classement et la maintenance de documents au format papier représentent pas moins de 5% du chiffre d’affaires de l’entreprise, atteignant même 15% pour certaines formes de commerce. Vous pouvez par exemple réinvestir cet argent pour augmenter les salaires de tous les employés ou récompenser les meilleurs. Vous pouvez également l’utiliser pour renforcer votre trésorerie pour vos actions commerciales et marketing afin d’augmenter vos résultats commerciaux.
Dématérialisez pour réduire votre empreinte carbone
La protection de l’environnement est actuellement au centre des préoccupations des consommateurs. L’époque où une entreprise prospère n’était qu’une entreprise qui pouvait faire d’énormes profits est révolue. Vous devez également être en mesure de justifier auprès de vos clients à quel point la question de l’avenir de l’humanité, à travers la protection de l’environnement, est au centre de vos principales préoccupations. La dématérialisation permet à une entreprise qui l’adopte de réduire significativement ses émissions de gaz à effet de serre. Moins vous utiliserez de papier, moins vous contribuerez à la déforestation. Gardez à l’esprit qu’une page imprimée sur 6 finit à la poubelle. Cela représente pourtant environ 1,2 million d’arbres, sans compter les 900 000 tonnes de papier utilisées chaque année en France. A cela s’ajoute l’économie d’eau considérable que vous pouvez donner aux générations futures s’il faut comprendre qu’il faut 300 000 litres d’eau pour fabriquer une tonne de papier.
